Business in China

Avec autant de changements dans le développement du marché en Chine et la lutte entre les entreprises étrangères pour s’assurer la meilleure place, un nombre grandissant de sociétés s’aperçoivent qu’elles ont besoin de transformer leur structure pour rester compétitives. Ce qui implique d’agrandir le cadre de leurs opérations en Chine, de les fusionner ou de les englober dans des entités différentes sous le contrôle d’une société en Chine, afin de devenir plus efficace.

DU BUREAU DE REPRESENTATION A LA WFOE DE PRODUCTION

Parfois, le développement d’une société en RPC arrive au point où la structure du bureau de représentation (BR) ne convient plus aux besoins de l’investisseur et doit être modifiée en conséquence.
Si vous voulez vendre ou faire de l’import/export, vous devez monter une entreprise à capitaux 100 % étrangers (WFOE) ou une joint-venture (JV). Il faut alors réfléchir à conserver le BR ou à le fermer pour le remplacer par une succursale locale de la WFOE ou de la JV. Transformer directement le BR en WFOE ou en JV relève de l’erreur la plus banale. Si le BR ne répond plus à vos besoins, fermez-le. La clôture du BR peut être mise en oeuvre en même temps que la création de la nouvelle entité.

Voici quelques exemples de situations où le BR ne convient plus au développement de vos opérations :

-la société holding a fermé ou changé d’activités, vous souhaitez arrêter progressivement les opérations du BR
-le BR n’a pas opéré conformément à son champ d’activité ou à la réglementation locale, vous voudriez le relancer en repartant à zéro
-les locaux du BR ont besoin d’être optimisés, agrandis ou réduits, ou bien vous préférer déménager, ce qui revient simultanément à changer d’administration locale chargée de réguler votre BR et à fermer les anciens locaux
-vous avez besoin d’une entité capable de facturer en RMB
-le champ d’activité actuel de votre BR ne convient plus à vos besoins
-il vous faut agrandir votre structure/entité chinois.

Fermer un bureau de représentation

Un audit de clôture doit être mené par le bureau des impôts avant que le BR ne soit autorisé à effectuer les procédures de fermeture. Si le BR n’a pas d’arriérés de taxes ni d’autres problèmes pouvant alerter les autorités, la procédure de désenregistrement peut commencer.

Première étape : obtenir un certificat des douanes et fournir en même temps une déclaration sur les raisons de stopper les opérations en Chine (le même document explicatif sera fourni à tous les bureaux impliqués dans les procédures de clôture). Cette démarche est requise pour relever toutes les traces enregistrées aux douanes concernant tout équipement du bureau, l’importation de voitures ou d’échantillons.

Deuxième étape : adresser des demandes aux bureaux des impôts (à l’échelon local et national) en joignant les documents afférents et la décision de clôture du BR par la société parente, avec le tampon et la signature du directeur. Voici les documents à fournir dans la plupart des cas :
 un rapport d’audit sur le mois en cours
 les déclarations d’impôts du BR
 le registre comptable et les coupons
 les certificats d’enregistrement aux impôts (originaux et copies avec tampons du BR)si le BR n’est pas assujetti aux impôts, une note d’exemption du Bureau des Impôts confirmant ce statut devra être jointe

Après l’annulation du certificat légal du BR, du carnet de chèque, des tampons et des autres documents afférents, à rendre aussi à la banque, il est possible de fermer le compte et de retirer ou renvoyer les fonds restants à la société holding.

Dernière étape : l’annulation de la licence d’activité. Pour ce faire, il faut présenter au Bureau de l’Industrie et du Commerce toutes les notes d’approbation des douanes, des bureaux nationaux et locaux des impôts, avec une résolution du directoire de la société holding.
Normalement, la démarche prend environ 12 semaines en fonction du niveau de coopération entre le représentant de la société et les différents bureaux impliqués, et aussi en fonction de l’ampleur de l’audit de clôture requis par le bureau des impôts. Notez que la société parente sera tenue responsable de toutes affaires non réglées de son Bureau de Représentation.
Evidemment, les autorités locales peuvent se montrer plus conciliantes si vous décidez d’agrandir vos opérations ou d’ouvrir un nouveau Bureau de Représentation.

Fonder des WFOE
Vous pouvez établir votre nouvelle entité en même temps que vous fermez votre BR.
Etablir des WFOE en Chine représente une procédure relativement directe, si vous savez ce que vous faîtes. Mais il ne s’agit certainement pas d’une démarche administrative anodine et de quelques feuilles de papiers à remplir. Vous devez vous y atteler très soigneusement, car de graves problèmes opérationnels se cachent derrière des questions apparemment routinières.

Fonder une WFOE se déroule en 5 phases :

Phase 1 : Planification de l’investissement
Avant de débuter le processus d’enregistrement, il est important d’élaborer un plan d’investissement, en prenant en considération des problèmes tels que la gestion d’impôts, le paiement du bail et des salaires.

Phase 2 : Préenregistrement du nom de la WFOE
Pour continuer de monter la WFOE, il vous faut choisir différents noms (obligatoirement trois au minimum). Cela fait, la WFOE doit être préenregistrée auprès de l’autorité d’enregistrement des sociétés. De cette façon, le travail de montage de la WFOE se poursuivra en utilisant le nom préenregistré.

Phase 3 : Sélection des locaux et préparation des documents
A ce stade, vous devez choisir les locaux de la WFOE. Vous aurez besoin d’entrer en contact avec le propriétaire, avec ou sans expertise de conseil sur l’investissement. Il vous incombera de fournir les documents et les certificats de qualification requis pour les procédures de fondation de la WFOE. En outre, il vous faudra à ce stade tenir prêts tous les documents requis pour fonder la WFOE.

Phase 4: Approbation et enregistrement de la WFOE
En tant qu’entreprise à capitaux étrangers, une WFOE doit obtenir le certificat d’approbation de l’administration chargée de l’investissement étranger au sein du gouvernement chinois, avant l’enregistrement de la société. A la réception du certificat d’approbation de la WFOE, votre agent d’enregistrement peut ensuite s’occuper de son enregistrement. Lorsque l’autorité d’enregistrement des sociétés délivre la licence, la WFOE est officiellement établie.

Phase 5 : enregistrement post-licence de la WFOE
Une fois que la WFOE a été officiellement établie, autrement dit lorsqu’elle a obtenu sa licence d’activité, des enregistrements post-licence sont à effectuer. Entre autres : l’enregistrement d’impôts, l’enregistrement des devises étrangères ou l’ouverture de compte(s) bancaire(s). C’est seulement quand le compte en banque a été ouvert par la WFOE, après le processus de vérification du capital, que la WFOE peut alors obtenir la licence d’activité finale et permanente.

Fonder des WFOE de production

Si vous avez l’intention de fonder une WFOE de production en Chine, voici plusieurs problèmes majeurs et liés entre eux à résoudre :

Le champ d’activité – Quelle sera l’ampleur du vôtre ? les exigences du capital social – elles peuvent varier en fonction du secteur d’industrie et de la situation géographique. Il est aussi absolument crucial de ne pas les réduire simplement au minimum parce que les réglementations disent que vous pouvez le faire. Si vous procédez ainsi, vous constaterez peut-être que votre affaire est sous-capitalisée. Cette décision opérationnelle vous appartient, ne la laissez pas aux bureaucrates.
Produisez-vous à 100 % pour l’exportation, ou moitié pour l’exportation, moitié pour le marché local ? Où sont situés vos clients ? Sont-ils susceptibles de demander une facture des autorités locales ? Pourraient-ils vous demander de vendre vos produits à Hong Kong ou dans d’autres juridictions offshore ? Ces questions ont un impact fondamental sur la façon dont vous structurez votre affaire.
Les articles d’association – ils requièrent un travail méticuleux de votre part pour s’assurer que vous couvrez toutes les bases. Vous fondez une société pour une durée de 10-15 ans et vous devez être sûrs de ce dans quoi vous vous engagez.

Fonder une société commerciale à capitaux étrangers (FICE)
Conformément au processus d’adhésion à l’OMC, la Chine a ratifié de nouvelles réglementations permettant aux compagnies étrangères d’établir des WFOE entièrement opérationnelles pour la vente et des sociétés commerciales autorisées à vendre et acheter en Chine. Ces règles sont entrées en vigueur le 1er juin 2004.
Auparavant, les compagnies étrangères connaissaient des restrictions à la fois sur l’achat et la revente sur le marché intérieur. Elles pouvaient former seules des sociétés commerciales mais uniquement enregistrées dans des zones franches, ou bien elles pouvaient intégrer une JV avec un partenaire chinois. Malgré ce dernier arrangement, les seuils étaient très élevés en termes de capital et de chiffres d’affaires requis – le capital social minimum pour les compagnies de distribution était de 50 millions de RMB et de 80 millions de RMB pour la vente en gros. Résultat : les réglementations à la fois limitaient le champ d’activité de l’investisseur étranger pour conduire ses activités commerciales, et empêchaient les investisseurs étrangers au portefeuille mal garni de monter des opérations sur le territoire.

Que dit la loi ?
Les mesures prises par l’administration chargée de l’investissement étranger dans le secteur commercial libéralisent la distribution et la vente en Chine. Les compagnies étrangères sont désormais autorisées à établir :

-des sociétés commerciales en joint-venture détenues en majorité
des sociétés commerciales WFOE
-Les nouvelles réglementations s’appliquent aux cinq secteurs d’activité suivants :
-la vente de biens et de services liés à la personne à partir d’une zone donnée, aussi bien par le biais de la télévision, du téléphone, du courrier électronique, de l’Internet que de distributeurs automatiques n’importe où en Chine
-la vente en gros de biens et de services à des compagnies et des clients industriels, commerciaux ou autres
les transactions représentatives sur la base de provisions (agent, courtier)
- la franchise
-l’import/export, la distribution et la vente par le biais de sociétés de production existantes

Des limitations s’appliquent à certains produits spécifiques comme les livres, les périodiques, les voitures, les médicaments, le sel, le pétrole brut et certains produits chimiques agricoles comme les pesticides.

Rappelons que certains commentaires dans les médias ont suggéré que la Chine allait adopter de nouvelles règles cette année pour réguler l’expansion des grandes chaînes de magasins, une mesure qui affecterait les distributeurs étrangers de façon disproportionnée. Selon Huang Hai, vice-ministre du Commerce, cité par China Business News, les nouvelles règles vont restreindre le lieu et la planification des grands magasins locaux et étrangers. Huang a donné peu de détails sur la réglementation, mais a assuré qu’elle ne limiterait pas la taille des magasins et qu’elle instaurerait un processus d’audition publique pour l’approbation de nouveaux magasins.

Exigences requises pour la fondation
Les investisseurs étrangers profiteront d’un traitement au niveau national au moment de fonder des sociétés commerciales au capital social minimum conformément à la Loi sur les Sociétés en Chine. Les exigences du capital social minimum sont nettement réduites par rapport aux niveaux précédents :
pour les entreprises de vente en gros : 500.000 yuans
pour les entreprises de distribution : 300.000 yuans
Mais souvenez-vous de ce que nous avons dit plus haut au sujet du capital social pour les WFOE de production ; la même logique opérationnelle s’applique et vous devez vous assurer que le capital social est suffisant pour votre capacité d’autofinancement initiale, et pas seulement pour satisfaire les besoins réglementaires. Avez-vous pris en considération tous vos besoins en fonds de roulement ainsi que des problèmes tels que les formalités en douanes pour les importations ? Ou bien comment faire une demande de rabais sur la TVA à l’exportation ? Si ce n’est pas le cas, vous rencontrerez vite des difficultés dans la mesure où vos besoins en capital social sont insuffisants.
La durée d’une affaire est limitée à 30 ans pour les sociétés commerciales étrangères établies dans les zones côtières développées, tandis que les entreprises implantées dans l’ouest de la Chine ont une durée autorisée de 40 ans. Les compagnies étrangères doivent également « posséder une solide réputation et respecter la loi chinoise ».

Dès lors, comment développer vos affaires en Chine une fois que vous avez établi une WFOE ? Les articles suivants examinent plusieurs options en réponse à cette question.

AUGMENTER LE CAPITAL SOCIAL

Une augmentation de capital est habituellement requise par le gouvernement lorsque une entreprise à capitaux étrangers (FIE) a l’intention d’étendre son champ d’activité. Il s’agit là également d’un mode important de financement des FIE.

Capital social, investissement total, dette étrangère, financement des FIE
Voici une équation simple mais déterminante pour financer une FIE :

Montant maximum de la dette étrangère ≤ investissement total – capital social
Le ratio entre le capital social et le montant total de l’investissement doit être conforme au ratio statutaire afférent entre le capital social et l’investissement total comme le montre l’équation plus haut.
Si une FIE a besoin d’emprunter de l’argent outre-mer (par exemple, à la maison-mère ou à une banque), le montant total des dettes étrangères ne devra pas excéder l’écart autorisé par la loi entre l’investissement total et le capital social.
En pratique, lorsqu’il est impossible pour une FIE d’obtenir un prêt bancaire de la part d’une banque chinoise, l’augmentation du capital social est la voie la plus directe pour être financé par la maison-mère. Si une FIE cherche un prêt à l’étranger, de la part de la maison-mère ou d’une banque hors de Chine, elle sera limitée par l’écart entre le capital social et l’investissement total. Si le capital social est augmenté, la FIE pourra profiter d’une marge plus grande pour emprunter à l’avenir.

Augmenter le capital :le processusLa décision d’augmenter le capital ne revient pas seulement à la FIE, puisqu’une telle augmentation implique de mettre à jour les articles d’association en plus de rédiger un rapport de faisabilité, dusse-t-il y avoir un élargissement du champ d’activité. En conséquence, une augmentation de capital doit être d’abord approuvée par le Ministère du Commerce extérieur et de la Coopération économique (MOFCOM), puis enregistrée auprès de l’Administration de l’Industrie et du Commerce (AIC) à l’échelon local.



Investissement total(US$)
Montant minimum du capital social en proportion de l’investissement total
Moins de 3,000,000 70%
Moins de 500,000 Au moins 50%, mais pas moins de 2,100,000
10,000,000 -30,000,00 Au moins 40%, mais pas moins de 5,000,000
Au-delà de 30,000,00 Au moins 33.34%, mais pas moins de 12,000,000

1 Le montant total de l’investissement d’une entreprise à capitaux étrangers correspond au montant total des fonds requis pour l’ouverture d’une entreprise, c’est-à-dire la somme totale des fonds investis dans la construction du capital, en fonction de l’échelle de production et des fonds circulant pour la production.
2 Le capital social d’une FIE correspond au montant total du capital enregistré auprès de l’Administration de l’Industrie et du Commerce dans le but d’établir une entreprise à capitaux étrangers, c’est-à-dire le montant total de l’investissement que l’investisseur étranger s’engage à lancer.



Faîtes bien attention au temps dont vous aurez besoin pour injecter le capital augmenté. Ce dernier doit être payé après approbation du MOFCOM et avant l’enregistrement auprès de l’AIC. Une fois obtenue l’approbation du MOFCOM, la FIE devra faire une demande auprès de l’Administration étatique du Commerce extérieur (SAFE) pour être autorisée à changer le compte de capital, puis injecter au moins 20 % du capital augmenté et effectuer une vérification de capital. C’est seulement après avoir obtenu le rapport de vérification du capital – qui montre qu’au moins 20 % du capital augmenté à été payé – que la FIE peut procéder à l’enregistrement AIC et s’occuper des procédures post-enregistrement.
Après l’enregistrement auprès de l’AIC, la FIE devra engager des procédures avec les autres bureaux où l’entreprise s’était enregistrée au moment de sa fondation. Parmi eux, le Bureau du Contrôle de la Qualité, les bureaux national et local des impôts, le bureau des finances, la banque, etc.
Cadre chronologique
Le processus entier d’augmentation du capital dure environ trois mois en fonction de la disponibilité des documents à fournir par la FIE. Cependant, les fonds pourront être déposés après l’approbation du BOFTEC et avant l’enregistrement AIC. D’après notre expérience passée, le capital augmenté est disponible après un mois environ. Compte tenu du temps passé dans l’augmentation du capital, nous suggérons aux FIE de planifier précisément leurs finances avant de s’établir, afin d’éviter tout problème durant ce processus.

OUVRIR DES SUCCURSALES

Une fois que votre WFOE établie fonctionne normalement, vous serez peut-être en position d’ouvrir une succursale. Pour bien faire, il faut en passer par plusieurs étapes. La WFOE doit d’abord opérer une injection de 100 % du capital social déjà engagé. Cela fait, la société peut commencer le processus d’établissement d’une succursale.

La procédure
La WFOE doit avant tout faire une demande dans sa ville d’implantation auprès du bureau local du Ministère du Commerce (MOFCOM) pour être autorisé à ouvrir une succursale ailleurs. Ensuite, la WFOE doit effectuer la même démarche auprès du MOFCOM local de la ville où elle souhaite ouvrir sa succursale afin d’obtenir un certificat d’approbation et une licence d’activité. La démarche accomplie, la succursale peut s’occuper des enregistrements post-établissement (fabrication des tampons officiels, enregistrement d’impôts, enregistrement des statistiques, ouverture des comptes en banque).

Voici les documents demandés en général au cours de la procédure :

- Résolution du directoire de la WFOE
-Lettre de nomination du responsable de la succursale ou de la personne en charge
-CV et photo du responsable de la succursale ou de la personne en charge
-Accord de bail de la succursale
-Dernier rapport de vérification du capital
-Dernier rapport d’audit
-Copie des différents certificats légaux de la WFOE avec son tampon officiel

La procédure est assez directe et dure généralement entre deux et trois mois. Une fois effectués tous les enregistrements, et après que la succursale a reçu son certificat de l’administration des impôts, cette dernière doit remplir son formulaire d’impôts autour du 10 du mois suivant.
Dans la mesure où les revenus des impôts convergent vers deux pôles en Chine – le Bureau étatique des Impôts, qui alimente le gouvernement central, et le bureau local des impôts, qui alimente le gouvernement local –, lorsque la succursale s’enregistre, elle se verra octroyer deux certificats, l’un par le bureau étatique, l’autre par le bureau local. Gardez à l’esprit que de nombreuses réglementations d’impôts restent l’objet d’interprétation par les fonctionnaires eux-mêmes. La même réglementation peut être appliquée différemment dans la ville d’implantation de la succursale que dans celle de la WFOE.

CONCLUSION

Agrandir ses opérations en Chine est un processus qui requiert une planification sérieuse, et une expertise sérieuse. Cependant, il ne s’agit pas de l’aventure décrite par beaucoup comme tortueuse et complexe. Administrativement, démarrer des opérations et en développer de nouvelles sont choses délicates et il faut prendre en considération un grand nombre de taxes et de réglementations. L’application pragmatique et sensée de la loi chinoise sur l’investissement étranger, plutôt que la théorie légale, vous mènera plus sûrement où vous souhaitez aller.